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Atténuer les défis lors de la transition de la PRE

La série Aston Carter de leadership éclairé examine les stratégies permettant de naviguer à travers le marché du travail de la finance et de la comptabilité.

La transition vers un nouveau logiciel de planification des ressources de l'entreprise (PRE) peut s'avérer particulièrement éprouvante pour les services de comptabilité et des finances. Les sociétés peuvent adopter un tout nouveau système afin de mieux gérer leurs fonctions d'affaires et leur infrastructure de communications. Bien souvent, elles sont à la recherche d'un processus plus robuste : qu'il s'agisse d'une gestion plus efficace des ressources, d'une surveillance améliorée des stocks et d'une meilleure collaboration de la part des employés ou d'une gestion simplifiée des risques. Parfois, une société fait ce changement lorsque son système actuel devient désuet.

Peu importe les raisons derrière le changement de PRE, les perturbations à l'échelle de la société sont inévitables, mais elles sont aussi gérables.

La directrice de comptes d'Aston Carter Jessica Ina partage ses idées sur la façon de gérer cette interruption pour avoir un processus plus réussi.

Prévoir l'imprévisible
Le temps est l'un des aspects les plus difficiles du passage d'un processus de PRE actuel à un nouveau système, particulièrement lorsqu'une grande société est en cause, selon elle.

Qu'une société décide d'effectuer la transition d'un système à un autre pour tous les services d'un seul coup ou qu'elle le fasse de manière graduelle, il est toujours difficile de prédire le temps que la transition prendra, surtout si vous comptez un grand nombre d'employés, plusieurs emplacements et diverses gammes de produits. L'échéancier varie d'une organisation à l'autre, mais les transitions de PRE peuvent prendre deux ans.

Il importe de comprendre que, peu importe l'échéancier, il y aura des soubresauts. Il est dont essentiel de veiller à ce que la transition se fasse en douceur pour les clients, tout en gérant les dynamiques internes moins prévisibles. 

« J'ai vu des sociétés qui croyaient que le changement se ferait facilement à l'arrière-plan. Elles ne s'étaient pas préparées au degré de difficulté et à la durée auxquelles elles ont été confrontées. Elles n'avaient pas évalué les employés qu'elles devaient mettre en place du côté client pour veiller à la fluidité du processus », affirme Ina.

Le filet de sécurité que procure le personnel à court terme
L'embauche de personnel à court terme atténue les problèmes croissants que cause un bouleversement de PRE, comme se souvient Ina d'une expérience vécue récemment.

« J'ai travaillé avec les services du crédit et du recouvrement d'une société pour qui la facturation et le suivi des bons d'achat étaient les plus grandes préoccupations liées à la centralisation du processus au grand complet, car il ne fallait pas qu'ils se perdent dans le remaniement. C'était probablement la partie des activités qui touchaient le plus les clients. Ils ne pouvaient donc pas se permettre de perdre la cadence, autrement, ils n'allaient recevoir aucun paiement. »

Cette société a embauché près de 40 employés contractuels en comptabilité et en finances de niveau débutant pour qu'ils s'acquittent de diverses fonctions. Certains travailleurs avaient été embauchés pour gérer les demandes d'argent non gagné et s'occuper du traitement des factures, tandis que d'autres faisaient office de spécialistes du recouvrement.

L'embauche d'employés contractuels désireux d'apprendre est essentielle pour veiller à ce que les tâches administratives ne soient pas perdues au change.

« On a testé leurs connaissances d'Excel, car c'était l'outil principal qu'ils allaient utiliser pendant la transition. Ils avaient les connaissances et les aptitudes nécessaires pour gérer la plupart des tâches quotidiennes, sans plus, ce qui allait permettre aux employés à temps plein de mettre en œuvre les changements nécessaires pour passer d'Oracle à SAP », a affirmé Ina.

Stratégies intelligentes pour l'embauche de personnel
Puisque les employés à court terme contribuent à l'essor d'une société au cours de ce processus, l'organisation devrait envisager la mise en place de stratégies d'embauche qui touchent les employés contractuels. Une approche plus personnelle peut contribuer grandement à la réduction du taux de roulement et garantir la poursuite du projet dans les délais et le budget impartis.

Ina a obtenu des résultats positifs de l'organisation de repas d'équipe. 

« Une fois par trimestre, j'organisais un déjeuner auquel je conviais tous les employés, y compris les employés contractuels. Je leur parlais pendant 45 minutes environ. Tout le monde était reconnaissant. À ce jour, lorsque je me promène dans leurs édifices, je rencontre des employés contractuels que j'ai placés en 2013 et ils me disent "Hé Jess, tu te souviens de moi?" et je me souviens d'eux. »

Elle recommande de nouer des relations avec les employés contractuels pour les tenir au courant des objectifs de la PRE. Le maintien de communications de qualité peut également permettre de déterminer quels employés contractuels sont les mieux qualifiés pour pourvoir un poste permanent une fois que les perturbations de la PRE s'estompent.

Une perspective complète
Pour gérer les perturbations lors d'une transition de PRE, il faut avoir la bonne perspective et y avoir pensé à l'avance. Selon Ina, il est beaucoup plus sécuritaire d'évaluer tous les résultats possibles que de s'en tenir au scénario le plus optimiste.

« Surestimez les problèmes et évitez les hypothèses, par exemple, que SAP est un système qui est facile à mettre en œuvre. Soyez prêts en aval afin d'éviter d'avoir à éteindre des feux par la suite. »

À cet effet, les valeurs axées sur les solutions d'Aston Carter aident les employeurs à faire le point sur l'état des choses, sur les objectifs de PRE et sur l'équipe dont ils ont besoin pour concrétiser la transition. Aston Carter les aide également à concevoir un échéancier réaliste - prévoyant l'embauche continue et intentionnelle d'employés - pour garantir le plus grand succès possible de ce processus fastidieux.

Si votre entreprise peut bénéficier de consultations sur la manière de répondre à vos besoins en personnel, contactez Aston Carter dès maintenant.