Histoire d’une réussite
Notre client fait partie d’une organisation sans but lucratif de services partagés qui couvre plusieurs hôpitaux de Toronto. En conséquence, l’hôpital doit aligner l’implémentation de tous ses logiciels et systèmes sur celle de la majorité des hôpitaux de l’organisation globale. Cette structure peut représenter des défis, surtout lorsque la décision a été prise d’implémenter le système de PRE SAP S/4HANA.
Bien que SAP S/4HANA offre des avantages transformateurs dans les secteurs financiers, opérationnels et cliniques de l’hôpital, l’implémentation a exigé la collaboration de sept hôpitaux, de l’organisation de services partagés et d’un cabinet d’audit des Big Four, le tout visant une date d’implémentation en 2026.
Bien que l’hôpital disposait du soutien de consultants provenant d’un cabinet des Big Four, la complexité causée par l’implication de plusieurs parties prenantes dans la prise de décisions clés a mis en évidence le besoin urgent de nommer un gestionnaire de projet dédié. L’hôpital avait besoin de quelqu’un qui pouvait représenter ses meilleurs intérêts dans les réunions avec le cabinet de conseils, l’organisation de services partagés et les autres hôpitaux. Cette personne devait être à l’aise avec l’idée de défendre l’hôpital, disposer d’une expertise approfondie avec SAP S/4HAN, et gérer le projet d’un bout à l’autre. De plus, comme le statut d’hôpital de notre client le forçait à jongler avec des budgets stricts attribués par un ministère, il était crucial de trouver quelqu’un ayant la bonne expérience et qui pouvait travailler en respectant ses contraintes financières.
Sans la bonne personne en place, il n’y aurait personne pour obliger les parties prenantes à bien exécuter les travaux, ce qui poserait un grand risque au projet, aux hôpitaux et à l’organisation de services partagés. Une date de mise en ligne retardée augmenterait le risque d’incohérences des données au sein des anciens systèmes, ce qui générerait un stress lié au changement au sein du personnel et aurait des implications financières majeures pour l’hôpital, qui pourraient comprendre le besoin de réattribuer des fonds réservés à d’autres initiatives, ce qui pourrait avoir des conséquences sur la priorité de l’hôpital : offrir des soins de qualité à sa patientèle.
Lorsqu’est venu le temps de pourvoir le rôle crucial de gestionnaire de projet, l’hôpital savait qu’il avait besoin d’un partenaire de confiance pour trouver la bonne personne.
Comme sept autres hôpitaux et l’organisation de services partagés étaient impliqués, l’hôpital avait besoin de quelqu’un qui pouvait représenter son organisation, effectuer la liaison auprès des principales parties prenantes, et offrir une expertise approfondie en matière de SAP S/4HANA et de gestion de projets. Il était également capital que le gestionnaire de projet reste pendant l’entièreté du projet afin de réduire les risques de perdre du savoir institutionnel, une inquiétude majeure pour n’importe quel projet de cette envergure.
Nous avons présenté notre solution personnalisée soulignant notre capacité à offrir des talents de haut niveau engagés pour toute la durée de leur contrat. Notre approche en matière de prestation de services – qui comprenait des examens réguliers de la performance, la gestion proactive de la performance et la garantie que nos consultants continuaient de se développer dans leur rôle et dans leur carrière – était notre principal facteur de différenciation, dans le cadre de cette collaboration.
Pour renforcer encore plus la confiance, nous avons connecté l’hôpital à un autre client que nous avions aidé pour un projet de transformation similaire. Cette conversation a permis à l’hôpital de tirer des leçons de ce que l’autre client avait appris lors de sa propre implémentation, et d’apprendre comment se préparer à certains défis. Ces informations uniques ont non seulement offert à l’hôpital des informations critiques lui ont permis de mieux comprendre son projet avant même de le commencer, mais elles lui ont également permis de connaître notre rôle dans la réussite du projet.
Grâce à notre bon historique dans le soutien de l’implémentation de SAP S/4HANA, à notre capacité de fournir des talents de qualité en respectant le budget de l’hôpital, et à notre engagement en matière de prestation de services, nous avons été choisis pour trouver le gestionnaire de projet dont il avait besoin pour mener à bien ce projet.
Comme nous avions des relations privilégiées de longue date avec nos consultants, nous connaissions un gestionnaire de projet ayant plus de 20 ans d’expérience qui allait bientôt changer d’affectation et qui correspondait exactement à ce que cherchait l’hôpital.
Le gestionnaire de projet que nous avons placé a été en mesure de bien représenter le client lors de toutes les réunions de planification de projet auprès des nombreuses parties prenantes, et a joué un rôle clé dans les discussions qu’il a lancées autour de différents besoins lors de chaque phase du processus d’implémentation.
Lorsque l’amélioration vers SAP S/4HANA sera terminée, elle permettra au client et à tous les hôpitaux de l’organisation de services partagés d’accéder plus rapidement aux données financières, ce qui leur permettra de prendre plus rapidement des décisions éclairées à propos des budgets, des prévisions et de l’attribution des ressources. De plus, le nouveau système contribuera à automatiser les tâches de routine quotidiennes et à standardiser les flux de travail, ce qui complétera parfaitement la capacité de l’hôpital à offrir un grand volume de soins spécialisés.
Alors que le projet de SAP S/4HANA était en cours et comme le gestionnaire se révélait extrêmement utile tout au long du projet, le client nous a engagés pour obtenir d’autres ressources en plus de leur équipe de projet centrale. Il nous a demandé du soutien pour les comptes payables; les rapports financiers et les audits; la facturation d’entreprise; les comptes clients et la gestion des revenus; ainsi que pour les services de planification financière, d’analyse et financement des recherches.
Étude de cas
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