Par Tom Jones, responsable de la pratique, Transformation
Plus d’entreprises recherchent à mettre à jour les progiciels de gestion intégré (PGI) pour effectuer une transition au nuage, soutenir la croissance, contrôler les coûts et améliorer l’efficacité opérationnelle.
Toutefois, si la composante technologique de la mise en œuvre d’un PGI retient souvent l’attention, il est impératif que les entreprises n’oublient pas deux aspects tout aussi importants avant de se lancer dans leur projet : les processus et les personnes.
Une mise en œuvre d'un PGI réussie associe des mises à niveau technologiques à une documentation approfondie et à une réévaluation des processus opérationnels, ainsi qu’à la formation et au soutien du personnel. Ce n’est qu’en tenant compte de ces trois aspects que les directeurs financiers pourront tirer parti de ce nouvel outil pour stimuler la croissance de l’entreprise et maximiser le retour sur investissement.
Se préparer à la mise en œuvre d'un PGI
Il n’est pas peu fréquent pour les entreprises de commencer une période de mise en œuvre sans préparation adéquate, ce qui peut mener à des pertes de temps et d’argent et parfois l’échec de la mise en œuvre. Pour bien préparer une mise en œuvre d'un PGI réussie, il y a plusieurs étapes à suivre pour vérifier que les processus d’entreprise existants sont en ordre et que votre personnel a le sentiment de bénéficier de la formation et du soutien dont il a besoin.
Impliquer les parties prenantes essentielles dès le début
Les projets de mise en œuvre d'un PGI ont des répercussions qui s’étendent bien au-delà de l’équipe de mise en œuvre immédiate. Étant donné l’étendue des changements possibles aux équipes indirectement impliquées, il est important d’impliquer les parties prenantes essentielles pour faire connaître le projet et ses objectifs. Pendant cette sensibilisation, promouvoir la manière dont le nouveau système contribuera à rationaliser les processus, à renforcer l’efficacité et à globalement améliorer l’entreprise contribuera à susciter l’adhésion et l’élan et à encourager le soutien tout au long de la mise en œuvre.
Documenter les processus d’entreprise actuels
Une autre étape importante de la mise en œuvre d'un PGI consiste en la documentation de tous les processus d’entreprise existants. C'est une étape qu'on a tendance à se dépêcher de faire, voire à sauter, mais elle est essentielle pour la réussite à long terme.
Documenter les processus d’entreprise permet d’avoir une vue plus complète des flux de travail variés. Documenter officiellement ces flux de travail présente plusieurs avantages. Voir un flux de travail dans son entièreté permet de rendre claires les possibilités d’optimisation. Lorsqu’un nouveau système PGI est mis en œuvre, certains processus auparavant manuels peuvent être automatisés. Les responsables d’équipe peuvent revoir les flux de travail, cerner les processus à automatiser et mieux comprendre comment distribuer les tâches restantes.
Avoir des processus d’entreprise documentés peut aussi rendre les rôles et responsabilités plus limpides. Plus important encore, elle repose moins sur les connaissances institutionnelles, qui peuvent facilement être perdues, en particulier en période de transition.
Soutenir vos employés tout au long de la mise en œuvre
Lorsque vous réfléchissez à votre personnel, n’oubliez pas de ne pas sous-estimer sa résistance au changement. La période de mise en œuvre peut comprendre une courbe d’apprentissage abrupte. Cela peut devenir un obstacle à la réussite si les employés ne se sentent pas pleinement soutenus tout au long du processus.
Pour soutenir au mieux votre équipe, assurez-vous d’abord que vous disposez des talents dont vous avez besoin. Vous devez vous assurer d’être en mesure de terminer le processus de mise en œuvre sans surcharger votre équipe actuelle. Cela peut signifier ajouter des ressources par intérim pour soutenir la charge de travail des activités journalières et augmenter la capacité à traiter un flux de travail supplémentaire lié aux résultats de projet.
Cerner les personnes clés nécessaires à la mise en œuvre rapidement vous offre le temps de les impliquer dans les activités à valeur ajoutée qui peuvent être terminées bien avant le commencement officiel. Cela peut contribuer à créer une dynamique supplémentaire une fois que la mise en œuvre est en cours et garantit que les ressources – qu’il s’agisse du personnel en place ou de ressources intérimaires recrutées pour soutenir le projet – sont utilisées de manière efficace.
Vous devez également donner la priorité à la mise en place d’une formation appropriée en matière d’apprentissage et de perfectionnement en rapport avec le PGI. Cela favorisera l’adoption de la technologie et permettra d’exploiter toutes les capacités du système.
Réunir la bonne main-d’œuvre pour la mise en œuvre d'un PGI
Pour tous ses bénéfices, la mise en œuvre d'un système PGI peut être une entreprise difficile compte tenu de la taille, de la portée et du calendrier souvent pluriannuel de ces projets. Cette période ajoutera sûrement plus de travail aux membres d’équipe à temps plein qui sont déjà peut-être surchargés et n’ont pas la capacité d’assumer des tâches supplémentaires.
En plus de faire appel à un partenaire de mise en œuvre pour guider l’organisation tout au long du plan du projet, les organisations devraient également évaluer le besoin de ressources intérimaires dans les unités opérationnelles qui seront touchées par la mise en œuvre. Ces ressources intérimaires peuvent renforcer les capacités des équipes existantes et apporter une expertise précieuse qui n’est peut-être pas encore disponible en interne. Cela permettra de se prémunir contre le risque d’épuisement professionnel et d’atténuer le risque d’attrition inattendue.
Enfin, le partenaire de mise en œuvre peut être limité dans son champ d’action à ce qu’il est tenu de fournir dans le cadre de ses prestations de mise en service. En règle générale, il s’agit d’une phase d'« hypercare » qui comprend une formation initiale sur le système. Les organisations devraient évaluer la nécessité d’une formation supplémentaire au-delà de la phase d’« hypercare » pour s’assurer que la technologie est utilisée à son plein potentiel et que le retour sur investissement souhaité est obtenu à partir de la mise en œuvre de la technologie.
Soutenir les personnes et les processus lors de la mise en œuvre d'un PGI
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