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À mesure que les entreprises se tournent vers les services par abonnement, les contrats de vente deviennent de plus en plus compliqués, notamment dans les secteurs des logiciels et du matériel informatique. En outre, avec l’ASC 606 qui est maintenant pleinement en vigueur pour les entreprises publiques et privées, le processus d’approbation des contrats peut être un obstacle dans la conclusion des affaires, ce qui peut entraîner une perte de revenus et le mécontentement des clients.
En conséquence, les entreprises mettent en place des « bureaux des ventes » – des groupes de parties prenantes interfonctionnelles comprenant des analystes financiers – afin de rationaliser l’examen et l’approbation des contrats personnalisés que les équipes de vente élaborent désormais pour leurs clients.
Quel est l’effet des « bureaux des ventes » sur le recrutement des analystes financiers et des comptables des revenus? Quelles sont les pratiques exemplaires que les entreprises peuvent employer pour mettre en place et maintenir des opérations de bureau des ventes efficaces et efficientes?
Pour en savoir plus, nous nous sommes entretenus avec Courtney Herrmann, directrices des comptes pour Aston Carter, qui aide des professionnels des finances à obtenir des postes d’examen des transactions.
Compte tenu de la nature non traditionnelle du nouveau modèle de contrat d’abonnement, il n’est pas surprenant que les compétences requises pour les postes d’examen des transactions soient différentes des rôles d’analyste standard.
Une expérience dans le domaine financier est essentielle. Certains clients, en fonction de leur taille, exigent une grande expérience en matière de revenus si cette personne détermine également la manière dont les revenus sont comptabilisés pendant toute la durée du contrat. Ce n’est toutefois qu’un point de départ.
“« Il est important pour la personne qui occupe ce poste d’avoir un esprit analytique », continue Mme Herrmann. Sera-t-elle capable d’examiner un contrat complexe et de s’assurer que la structure des prix, les conditions de paiement, les pénalités, la maintenance, les remises éventuelles, les conditions de renouvellement, etc. sont conformes aux normes de l’entreprise? Il s’agit d’un processus très manuel, car chaque transaction est très différente.
Le rôle étant transversal, puisque le service des finances travaille avec des représentants des équipes commerciales et juridiques, de solides compétences en communication sont indispensables. Mme Herrmann ajoute que la capacité à tenir son bout est également utile.
« Les analystes qui réussissent dans les bureaux des ventes peuvent repousser les limites lorsqu’ils en ont besoin. Tous veulent que leur transaction soit approuvée, et ils le veulent rapidement, dit-elle. Il est essentiel d’avoir la confiance et la patience de fournir une rétroaction sur les changements à apporter pour assurer la conformité et obtenir l’approbation finale. »
Selon Mme Hermann, les responsabilités spécifiques de ce rôle peuvent varier selon l’organisation. Pour les grandes organisations, où la responsabilité première est d’accélérer les transactions, Mme Herrmann recherche des analystes financiers. Pour la comptabilité du cycle complet, la recherche s’étend aux analystes des revenus et aux comptables des revenus.
La collaboration requise par les bureaux des ventes a conduit certaines entreprises à revoir leur conception du rôle de l’analyste.
Les postes financiers sont traditionnellement financés par le service des finances et considérés comme de purs frais généraux. Toutefois, Mme Herrmann constate aujourd’hui que les postes d’examen des transactions sont de plus en plus souvent financés par l’unité commerciale.
« Les directeurs financiers s’adressent aux responsables des ventes et leur disent : "Si vous voulez que vos employés atteignent leurs objectifs, nous avons besoin d’un autre responsable des ventes pour travailler avec votre équipe et soutenir le volume." »
Le positionnement de l’analyste du bureau des ventes comme partie intégrante de l’équipe des ventes présente un autre avantage : dans la plupart des organisations, il est plus facile d’obtenir l’approbation de postes générateurs de revenus que de postes qui alourdissent les frais généraux.
Mme Herrmann ajoute que, avec la prolifération des abonnements aux logiciels, ces approbations sont faciles à comprendre. « Le montant des revenus de ces transactions est important, surtout au niveau de l’entreprise. Les entreprises ne peuvent pas se permettre une situation où les unités commerciales font un excellent travail de vente, mais où les contrats ne sont pas approuvés assez rapidement. »
En ce qui concerne le personnel, les entreprises qui disposent déjà d’un bureau des ventes et celles qui cherchent à en créer un sont confrontées aux mêmes défis :
Un moyen efficace de relever ces défis est de travailler avec un partenaire de recrutement ayant une grande expérience du placement de professionnels des finances dans des postes de « bureau des ventes ».
Aston Carter fournit à ses clients un soutien complet, de la recherche initiale et de la présélection à l’intégration et aux évaluations continues des performances. Cela commence par des recruteurs qui savent qui – et quoi – chercher.
« Nous cherchons des personnes qui ont une expérience de la communication avec les organisations de vente et qui peuvent communiquer clairement lorsque nous les rencontrons, confie Mme Herrmann. Si elles aiment s’asseoir devant leur ordinateur et entrer des chiffres toute la journée, un poste de « bureau des ventes » n’est pas le poste idéal pour eux. »
Dans les deux cas, l’assistance s’étend sur toute la durée du contrat.
« Nous comprenons les étapes complexes qui se déroulent, notamment l’établissement d’objectifs de vente, la vérification des contrats, la détermination de la manière dont les recettes sont comptabilisées et l’établissement de rapports sur le résultat final. Cela nous permet de trouver la bonne personne qui convient pour des fonctions requises dans un même rôle. Nous faisons tout le sourçage et la présélection et organisons les entrevues, explique Mme Herrmann. Lorsqu’un candidat est sélectionné, nous supervisons le processus d’intégration et procédons à des évaluations du rendement une fois par trimestre. »
Mme Herrmann ajoute que les paramètres de réussite varient également selon les organisations. Les transactions plus importantes au niveau de l’entreprise peuvent avoir un volume plus faible, mais une plus grande complexité.
Enfin, le recours à des employés contractuels donne aux entreprises la souplesse nécessaire pour faire face aux fluctuations de volume. Avec l’option du contrat avec possibilité d’embauche, la fonction de bureau des ventes peut être développée progressivement en fonction de l’activité et des revenus de l’entreprise.
Mme Herrmann prévoit que la croissance des services d’abonnement ne fera que se poursuivre, ce qui obligera les entreprises à mettre en place, ou à développer, la fonction de bureau des ventes.« La technologie et l’innovation sont là pour de bon, et elles ne feront que devenir plus complexes. Regardez les dix dernières années et voyez comme les choses ont changé. Je ne peux qu’imaginer ce que nous verrons dans dix ans. Nous vivons dans une ère d’abonnements. »
Si votre entreprise peut bénéficier de consultations sur la manière de répondre à vos besoins de dotation de personnel contractuel pour le gouvernement, contactez Aston Carter dès maintenant.
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